Unternehmer beraten.
Unter Strom.

Workshops richtig durchführen

Um sicherzustellen, dass der nächste Workshop, der in Ihrem Unternehmen durchgeführt wird zum Erfolg führt, verrät Ulrich C. Heckner, Berater mit langjähriger Erfahrung, was dabei unbedingt zu beachten ist.

„Bei der Durchführung von Workshops,“, berichtet Ulrich C. Heckner, „müssen wichtige Grundregeln im Auge behalten, damit es nach dem Workshop auch zu positiven Veränderungen im Unternehmen kommt. Ohne Maßnahmen, die diese Veränderung unterstützen, wird der Workshop keinen Nachhaltigen Mehrwert erzeugen.“

Im vorherigen Artikel ging es um die Grundlagen des Workshops, nun widmen wir uns der Durchführung.

1. Organisation im Voraus

Es wäre ärgerlich, wenn Ihr Workshop bei den Teilnehmern nur deswegen schlecht ankommt, weil organisatorische Details vergessen wurden.

Deswegen sollten Sie sich vor dem Workshop folgende Fragen stellen:

  • Wer muss alles dabei sein?
  • Wann soll der Workshop stattfinden? Sind dann auch alle da / keiner im Urlaub?
  • Muss ich ein Besprechungszimmer reservieren?
  • Welche Unterlagen / Informationen müssen vorher verschickt werden?
  • Sollen Kaffee, Butterbrezen und Erfrischungsgetränke da sein?
  • Brauchen wir: Flipchart, Ausdrucke, Beamer?
  • Wird ein Schriftführer gebraucht? (besonders wichtig das Festhalten der Maßnahmen)
  • Muss ich Büropersonal informieren keine Anrufe durchzustellen?

Gut organisierte Workshops schaffen eine Atmosphäre, in der sich die Teilnehmer ohne äußerliche Störungen motiviert fühlen und ungezwungen dem Thema widmen können.

2. Aufbau eines Workshops

Welche Elemente kann ein Workshop beinhalten? Anhand eines Beispiels des Themas Kundenzufriedenheit könnte ein Workshop folgende Element beinhalten:

  • Den Teilnehmern werden die Ergebnisse einer Kundenumfrage vorgelegt (konkrete Auswertung mit Durchschnittswerten und schriftlichem Feedback)
  • Diskussion: was sind die Hintergründe und Ursachen zu negativen Rezessionen? (z.B. Einzelarbeit oder Gruppenarbeit)
  • Definition der Themenbereiche auf dem Flipchart (z.B. Kommunikation, Qualität, Lieferschwierigkeiten etc.)
  • Priorisierung der Themenbereiche und konkrete Maßnahmen

Wenn im Vorhinein der Aufbau des Workshops bekannt ist, bringt dies Struktur in den Tag und ermöglicht Teilnehmern sich auf Resultate und nicht nur die Diskussion zu konzentrieren.

3. Festlegung von Maßnahmen

Wenn Maßnahmen nach einem Workshop nicht konsequent niedergeschrieben und kontrolliert werden, können alle guten Vorsätze schnell im Sande verlaufen.

Innerhalb des Workshops müssen (z.B. auf einem Flipchart) alle Maßnahmen schriftlich festgehalten werden zu zwar mindestens mit folgenden Eckpunkten:

  • Thema: z.B. Fahrzeuge
  • Kurzbeschreibung: Fahrzeuge sollen bereits Freitagnachmittag gesäubert und für den ersten Einsatz am Montag vorbereitet werden
  • Wer: Name des Mitarbeiters der für die Umsetzung zuständig ist
  • Bis wann: konkretes Datum

Nur wenn mindestens alle dieser Elemente festgehalten werden, haben Sie eine Chance, dass durch den Workshop auch Veränderung herbeigeführt wird. Maßnahmen müssen nach dem Workshop konsequent und regelmäßig kontrolliert werden.

Wie wird man konkret? Wenn ein Teilnehmer, z.B. einwirft: „Man sollte doch…“, muss der Moderator nachhaken:

  • Was genau soll gemacht werden?
  • Wer soll das machen?
  • Wen muss man in die Umsetzung einbeziehen?
  • Bis wann soll es gemacht werden?
  • Sind Etappen-Ziele nötig?
  • Wann soll das Resultat kontrolliert werden?

4. Fehler in der Moderation vermeiden

Das Wort Moderator kann unter anderem auch mit „Lenker“ übersetzt werden. Wenn Führungskräfte einen Workshop selbst durchführen, sollten Sie folgendes vermeiden:

  • Sie beurteilen alle Ideen der Mitarbeiter als „richtig“ oder „falsch“ ohne, dass eine Diskussion zu Stande kommt
  • Sie beantworten die Fragen der Teilnehmer selbst (damit müssen andere nicht mehr nachdenken und werden nicht aktiv partizipieren)
  • Sie versuchen alle Themen innerhalb eines Tages abzuhandeln (damit werden die Teilnehmer überfordert und es wird nichts Konkretes beschlossen)
  • Sie stellen keine Fragen und sind die Person, die am meisten spricht (damit werden die Beiträge der Teilnehmer limitiert sein und wichtige Ideen gehen womöglich verloren)

Im positiven gesagt, ist der Job des Moderators

  • den Workshop zu lenken,
  • die Teilnehmer zur Mitarbeit zu motivieren,
  • Fragen zu stellen und
  • Abschweifungen zu vermeiden.

Sollten Sie Teilnehmer haben, die sich gerne in den Details aufhalten oder Dinge ansprechen, die außerhalb des Themas liegen, versuchen Sie diesen Satz: „Das ist eine spannende Frage. Wir sollten das unbedingt in der Zukunft einmal behandeln.“

Wir unterstützen Sie gerne

Wenn Sie einen erfahrenen Berater suchen, der Sie mit der Planung und Durchführung eines Workshops unterstützt, melden Sie sich jetzt zu einem kostenlosen und unverbindlichen Gespräch.

Jetzt anrufen unter 08671 / 13016