Chefs, die glauben, dass das Organigramm wenig Bedeutung in der Praxis hat, weil die Mitarbeiter ihre Aufgaben bereits kennen, müssen sich nicht wundern, wenn der Stress Überhand nimmt und kaum noch Zeit für Hobby und Familie bleibt.
Warum Organigramme auch für kleine Unternehmen ein grundlegendes Werkzeug der betrieblichen Organisation sind, wie diese richtig eingesetzt werden und was von den Führungskräften und Mitarbeitern gefordert werden muss, verrät Berater und Geschäftsführer Ulrich C. Heckner in diesem Artikel.
Mitarbeiter wollen Struktur
Wenn wir uns an den Ergebnissen der Untersuchungen der Unternehmensberatung Heckner orientieren, fällt bei den Motivationsfaktoren der Mitarbeiter eines auf: Zu den drei wichtigsten Motivationsfaktoren die Arbeit zählt die „klare Unternehmensstruktur“.
Mitarbeiter wollen demnach klare Strukturen und Transparenz im Unternehmen. Mitarbeiter wollen keinen „antiautoritären“ Führungsstil, sondern sie wollen wissen, woran sie sind. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass Kündigungen oft erfolgen, weil im Unternehmen Spielregeln nicht festgelegt wurden und damit auch nicht eingehalten werden können. Das Organigramm ist eines der zentralen Organisationsmittel im Unternehmen.
Organisation vs. Kommunikation
Wenn ein Organigramm aufgestellt ist, dann muss den Mitarbeitern erklärt werden, dass die Linien nicht bedeuten, wer mit wem kommuniziert. Die Linien sagen vielmehr klar aus, wer wessen Kollege, Vorgesetzter und Mitarbeiter ist.
Vereinfacht gesagt, bedeutet die Linie, wer für wen Verantwortung trägt und wer sich seine Anweisungen wo holen darf und muss.
Neben dem Organigramm gibt es zwei weitere Organisationsmittel, die helfen, den betrieblichen Ablauf zu erleichtern, die Strukturen – die von Mitarbeitern gewünscht werden – im Unternehmen zu installieren oder aufrecht zu erhalten. Diese sind:
Stellenbeschreibung
In der Stellenbeschreibung sind die wichtigsten Punkte, das Ziel bzw. Verantwortung der Stelle sowie grundlegende Eignungen festgelegt. Hinter jedem Kästchen in einem Organigramm steht eine Stellenbeschreibung, sodass der Stelleninhaber, schon bevor er im Unternehmen seine Tätigkeit aufnimmt, genau weiß, welche Anforderungen an ihn gestellt werden.
Aber Vorsicht: nicht jeder Mitarbeiter soll seine eigene Stellenbeschreibung haben, sondern dies gilt für jede Gruppe von Mitarbeitern, z.B. Monteur, Projektleiter, Kaufmännische Leitung.
Außerdem: Sie sollten ganz oben im Unternehmen beginnen. Manchen Sie sich Gedanken, welche Aufgaben die des Chefs sind.
- Müssen Sie wirklich entscheiden welches Klopapier gekauft werden muss?
- Müssen Sie die Bestellung eines 20 € Ersatzteiles persönlich absegnen?
- Ist es Ihre Aufgabe zu entscheiden was geschieht, wenn ein Werkzeug kaputt geht?
Wenn Sie klar abgrenzen, was nicht zu Ihren Aufgaben gehört, ist bereits ein wesentlicher Teil der Aufgabenbereiche der anderen Mitarbeiter geklärt.
Zusätzlich zum Organigramm und der Stellenbeschreibung hilft folgendes Organisationsmittel:
Tarifvertrag / Eingruppierungshilfe
Die Eingruppierungshilfe hinterlegt in jeder Lohngruppe des Unternehmens im technischen aber auch im kaufmännischen Bereich eine detaillierte Leistungsanforderung.
In den Tarifverträgen des Elektrohandwerks sind oft sehr vage Formulierungen für die Voraussetzung, um Mitarbeiter in eine Gruppe einzuordnen. In manchen Bundesländern ist lediglich formuliert, dass der Aufstieg von einer in die nächste Lohngruppe nach mindestens fünf Jahren Betriebszugehörigkeit erfolgt.
Welche konkreten Anforderungen an Mitarbeiter gestellt werden, wie z.B.
- Aufmaß für sich und die eigenen Mitarbeiter
- BGVA3 – Messungen und -dokumentation
- Erstellung von Angeboten
- tägliche Dokumentation der erbrachten Leistungen usw.
sind in keinem Tarifvertrag definiert.
Die Eingruppierungshilfe kann offen im Unternehmen ausgehängt werden, denn der Mitarbeiter erkennt, welche Leistungsanforderungen er erfüllen muss, um in die nächsthöhere Lohngruppe aufsteigen zu können. Der Bayerische Landesinnungsverband verfügt über eine solche Eingruppierungshilfe. Zu empfehlen ist immer, dass diese gemeinsam mit den Mitarbeitern auf die speziellen Belange des Unternehmens abgestimmt werden. Dann wird der Anforderungskatalog von den Mitarbeitern auch akzeptiert.
Das Resultat: weniger Stress durch bessere Organisation
Durch viele Jahre Erfahrung in der Beratung von Unternehmen aller Größenklassen, sticht eines beim Thema Organisation heraus. Dort wo die grundlegende Struktur von Organigramm, Stellenbeschreibung und Eingruppierungshilfen fehlt, ist der Stress für die Führungskräfte vorprogrammiert. Warum ist das so?
Der Alltag für viele Chefs und Führungskräfte sieht in etwas so aus:
- Ein Mitarbeiter aus dem Büro unterbricht den Chef zu einer Frage der Buchhaltung
- Der Monteur ruft von der Baustelle an mit einer dringenden Frage zu einem kaputten Werkzeug
- Der Azubi hat eine Reihe von Fragen zu seiner Prüfung, da der Chef Experte ist
- Das wichtige Angebot kann aus Zeitmangel unter der Woche gar nicht bearbeitet werden
Nur wenn klar ist wer für was Verantwortung trägt, haben auch die Führungskräfte die Chance auf normale Arbeitszeiten, denn durch gute Organisation wird schnell deutlich was nicht innerhalb der Verantwortung des Chefs liegt.
Von der Theorie in die Umsetzung
Für alle Inhaber und Führungskräfte, die durch bessere Organisation mehr Freizeit und mehr Spaß an der Arbeit suchen, sollten den Online-Kurs „Erfolgreich Unternehmen führen“ bearbeiten. Dort erklärt Ulrich C. Heckner in einer Video-Serie, unterstützt von Arbeitsmaterialien, alle Schritte zur praktischen Umsetzung.